格式刷，是办公软件（如Word、WPS、Excel等）中自带的格式复制工具，它的核心功能的是“复制一个文本/段落的格式，快速应用到另一个文本/段落上”，不用手动重复设置字体、字号、颜色、行距、段落缩进等格式，相当于“格式搬运工”，帮我们节省大量排版时间。
可能有人会疑惑，格式刷和复制粘贴有什么区别？这里要特别说明，复制粘贴是复制“内容”，比如文字、图片，而格式刷只复制“格式”，不改变内容本身。举个简单的例子，你有一段文字是“微软雅黑、小三号、红色、加粗”，另一段文字是默认格式，用格式刷就能把第一段的格式“搬”到第二段，第二段的文字内容不变，只改变格式，快速实现两段文字格式统一，比手动调整高效太多。
格式刷的图标很好识别，大多数办公软件中，它的图标是“一把刷子”，通常在工具栏的“开始”选项卡中，和复制、粘贴图标相邻，找到后点击就能使用，操作非常简单，没有复杂的步骤，新手也能快速上手。
日常办公中，格式刷的实用场景非常多，只要涉及到格式统一，用它都能事半功倍，常见场景主要有这几种：
一是文档排版统一，比如写报告、论文时，标题、正文、引用段落需要不同的格式，设置好一个标题的格式后，用格式刷就能快速把所有标题的格式统一，避免手动调整出现的偏差，让文档排版更规整；二是修改格式高效，比如编辑一篇长文档，发现前面的文本格式设置错误，修改好一个后，用格式刷就能快速应用到其他错误格式的文本上，不用逐段修改；三是批量处理格式，比如把多个分散的文本，统一设置成相同的字体、颜色和行距，用格式刷能一次性完成，大幅提升办公效率。
很多新手会问，格式刷怎么用？其实就3个简单步骤，记好就能轻松操作，全程不超过10秒：
第一步，选中“格式源”，也就是你想要复制的格式对应的文本或段落，比如一段设置好格式的标题，选中它（只要选中内容，不用复制）；第二步，点击工具栏上的“格式刷”图标，点击后，鼠标指针会变成“刷子”形状，说明格式刷已激活；第三步，选中“目标文本”，也就是你想要应用格式的文本或段落，用带刷子图标的鼠标选中目标内容，松开鼠标，格式就会自动应用上去，完成格式复制。
还有两个实用小技巧，帮你更好地使用格式刷，提升效率：
技巧一，单次使用格式刷：点击一次格式刷图标，只能复制一次格式，应用到一个目标文本后，格式刷就会自动取消激活，适合只需要统一1-2处格式的场景；技巧二，多次使用格式刷：双击格式刷图标，就能多次复制格式，只要不再次点击格式刷图标取消，就可以连续应用到多个目标文本上，适合批量统一格式的场景，比如统一整篇文档的正文格式。
还有几个常见误区，需要特别说明，避免大家误解和用错：
误区一，格式刷能复制内容。其实不能，格式刷只复制字体、字号、颜色、行距等“格式”，不会复制文字、图片等“内容”，和复制粘贴的功能完全不同；误区二，格式刷能复制所有格式。大多数办公软件中，格式刷可以复制文本格式、段落格式，但无法复制图片格式、表格格式，具体可复制的格式，取决于所用的办公软件版本；误区三，所有办公软件都有格式刷。常见的Word、WPS、Excel、PowerPoint中都有格式刷，但一些简单的文本编辑工具可能没有，日常办公常用的软件基本都支持。